今回は最近急速に普及しているテレワークにおけるオンライン会議システムを利用した発表やプレゼンテーションでよくある失敗や注意点，さらにその対策について記事にしてみました。
今ではすっかり普及した感のあるオンライン会議ですが，実は2017年頃から急速に広まったようです。
2020年時点で普及してから３年”も”経過，３年”しか”経過していない，と人によって感じ方は様々だと思います。
いずれにせよ，もはや業務に欠かせない当たり間の存在になったオンライン会議ですが，未だにスムーズに活用できなかったり，上手に使いこなせない人がいます。
さらに，テレワークの普及によって，より日常的に，場合によっては全ての会議がオンラインになる中，オンラインでの発表やプレゼンの上手，下手はもはや評価対象の一部とさえ言えると思います。
今回は，重要性が増している『テレワークでのプレゼン』で気を付ける注意点についてまとめてみました。
そもそもプレゼン自体が得意でなかったり緊張してしまう方，また英語のプレゼンに課題を感じている方は下記の２つの記事を参考にして見てください。
テレワークのプレゼンで気を付けるべき７つのこと
①事前準備はしっかりする
まずオンライン会議を開始時の事前準備として，会議中に必要になるメモ帳，筆記用具の類のアイテムは手の届くところに置いておきましょう。
一度ヘッドセットをつけてオンライン会議が始まってしまうと，ヘッドセットしながらの他の作業や体の移動は難しくなります。
また，ヘッドセットしながらマイクをミュートにしないでガサガサものを探しだしたりすると，音がうるさかったりして参加者に迷惑です。また，オンライン越しでもバタついている頼りない印象を与えてしまいます。
また逆に，ヘッドセット付けながらだとモノ探し自体の効率も悪くなります。筆記用具，メモ帳の類は手元に置き，万全に準備をしてからオンライン会議に臨みましょう。
②心の声は意識して抑える
オンライン会議中に心の声「あー」とか「え～～」などの唸り声や，「これでいいのかな～」「あれ～～⤴」などの不安な声，酷い場合は「なんなんだよ～」とか「わかんねぇな～」などの苦情から個人攻撃に近いものまで，思わず心の声を漏らしてしまう人達がいます。
普段なら，ちょっとした独り言であれば頭を傾けてから発声して聞こえないようにすることができますが，オンラインの場合はヘッドセットのマイクが首の動きに追随して音を拾ってしまいます。
私のまわりでも、マイクをミュートにせず上司批判のようなことを口走って後で謝罪したという，笑えない話もあります。
そのときの，オンラインさらにリアルで再会したときの気まずさは押してしるべしです。心の声は意識しないと抑えられないものです。まして音を拾ってしまいやすいオンライン会議では特に気を付けましょう。
③しゃべらない時はマイクをミュートにする
ひとつ前の項目とも関連しますが，オンライン会議中にいつも鼻息が漏れている人，お菓子などを咀嚼する音が聞こえる人がいます。
また，議題に無関係な会議中の雑談が漏れ伝わってしまう場合，昼休みや15:00や17:00などの定刻のチャイムや館内放送が聞こえてしまう場合があります。
このような状況を避けるためにも，マイクはしゃべるとき以外はミュート（オフ）にしておきましょう。
自分もこれを習慣化しておくと，個人レベルでは思わず漏れてしまう絶対に聞かれたくない心の声を聴かれずに済みます。
自分もこの習慣で何度助けられたか分かりません。。しゃべらないときはマイクはミュート，これはオンライン会議では絶対正義なので守りましょう。
話さないときは，ミュートになっているか，心に声がクセになって出ていないか，細心の注意を払う！
＊オンライン会議ではワイヤレスが圧倒的におすすめです。話を聞きながらウロウロしたり，トイレに行くことすら出来てしまいます！
④自分で常に通話状態，画面共有を確認する
画面を共有し忘れて話し続ける人がいます。聞いている側も，資料があってしゃべっているのか，資料なしでしゃべっているのか分かららず，無駄に残念な時間が経過してしまうことがあります。
そして，また同じ説明を繰り返す羽目になります。また，自分のことに夢中になって，まわりが見えてない，まわりをケアできない様はみっともないものです。
現在のオンライン会議システムでは，普及後のユーザーの声を反映して，かなりかゆいところに手の届く仕様になっています。
自分のPC画面が共有されているか，いないかを確認することなど，とても簡単です。
自分が使っているオンライン会議システムの機能を十分に勉強し（使いながら１つずつ学習するだけで十分です），機能を知ったら実践で活用し，自分で常に通話状態，ファイルの共有を確認しましょう。
⑤相手にも通話状態や画面共有を確認する
自分で確認すればまず問題ないのですが，相手への気遣いものかねて，通話状態，画面共有は適切な頻度で確認するようにしましょう。
また，オンライン会議システムの種類によっては自分で，通話状態と画面共有状態などを確認しずらい場合もあると思います。
自分で確認するのはもちろん，相手にも確認してもらうことで，通信状態に関しては不安なく万全の状態で進められるでしょう。
仮に何か通信エラーなど不都合が発生しても，即時気づいて対応できるので，他のもたもたしている人よりスマートに解決できます。
そして，むしろ印象や評価のアップにつながるでしょう。
⑥確認が頻繁過ぎないように気を付ける
オンラインで発表やプレゼン中に，つい心配になって「聞こえてますでしょうか？」と高頻度に確認してしまいがちです。
これが，１フレーズ終わるごとに確認されたりすると，かなり鬱陶しいです。
「自分の画面で確認してくれよ」とか「なにか不具合があったらこちらから言うから進めてくれよ」とか思ってしまいます。（ちなみに，②で書きましたように，こういった心の声は声に出さないように気を付けましょう）
実際のところ，感覚的に鬱陶しいだけでなく，確認する時間に貴重な時間を使ってしまうのです。それも会議に参加している人たち全員の時間です。
つまり失う時間は，「確認時間×会議参加人数」です。その場の空気を読む，あるいは少なくとも空気を読めるくらい冷静になって，通話状態，画面共有の確認は必要最小回数に留めましょう。
⑦表示のディレイ（遅延）を考慮して話す
オンライン会議中は，ときどき通信のディレイ（遅延）が発生し，発表者がしゃっべるけどページが送りが遅延し，説明が分からなくなるときがあります。
これは残念ながら発表者側は気づきにくい場合が多いですが，１度会議参加者から指摘されたら，以降に注意するようにしましょう。
具体的には，ページ送りしてから１呼吸置いて話し始めます。
⑧質疑応答では確認箇所をページ番号で指定する
これも画面表示のディレイ（遅延）関係の話ですが，質疑応答で会議参加者より個別のページに移動して質問への回答を要求される場合，「次，これじゃない」「行き過ぎた」といつになっても該当ページに辿りつけない場合があります。
こういった場合は，質問者はページの番号を指定するようにしましょう。また，発表者はどのページを質問しているのか尋ねるようにしましょう。
例えば，「前の前のページ，いやそれじゃない」とかでなく，質問者は「８ページお願いします」，発表者は「質問は６ページでしょうか？」というようなやり取りです。
ところで，通信ディレイはプレゼンが苦手な人には朗報だと思います。リアルなプレゼンでは，考える暇もなくページ送りが必要な場合が多いです。
一方，オンラインで通信ディレイがある場合は，一呼吸おいたプレゼンがむしろ推奨されます。
実際には次に話すワードを忘れて考えている場合も，表示を待ちをケアして他人配慮している親切な人だと思われる（勘違い）される可能性すらあります（発表者側にカメラをつけてない場合）。
適切な頻度で，声が聞こえているか？画面共有できるか？遅延はないか？確認することで，オンラインに会議に慣れたデキる印象を与えられる！
⑨一度オンライン会議を録画して聞いてみる
オンライン会議だと気軽に録画することができます。（ただし，参加メンバーへの確認は必須です）後で録画して聞いていると，意外と自分の声が小さかったり，ぼそぼそしゃべっていたり，と気づかされることがあります。
録音を聞くことでオフラインの会議では気づかなかった自身の発表・プレゼンの課題，具体的には癖（クセ）に気づくこことがるのです。
声の大小だけでなく，何か横柄に感じたり，ちょくちょくシニカルな笑いを挟んでいたりして相手に不快な印象を与えている場合もあります。
思い当たる節がある方は是非一度，録音，録画してみて，発表・プレゼンを振り返ってみて下さい。
＊オンライン会議ではワイヤレスが圧倒的におすすめです。話を聞きながらウロウロしたり，トイレに行くことすら出来てしまいます！
まとめ
今回は，テレワークのオンライン会議や発表・プレゼンをスマートに進めるために気を付けるべきことについて記事にしてみました。
最初に書きましたが，テレワークは普及した感があるもののに，普及後の年数でいうとまだ歴史は浅く，実際に使いこなせていない方はとても多いです。
一方，今後はますます重要性が増す基本スキルになっていくと思われます。今回の記事が業務を円滑に進める上での参考になれば幸いです。
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